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27/1/11

#money28E - control de gestión artesano

Estos posts calentadores de las jornadas todo por la pasta que organiza la #redCA me están suponiendo un tirón inspirador que quiero aprovechar para paliar la sequía de contenidos que ultimamente padece este blog... o quizá sea la mala conciencia de no asistir a estos saraos lo que me espolea para compensar de alguna forma mis ausencias. Quien sabe.

A lo que iba. En este post me gustaría empezar a compartir (y contrastar) la forma de gestionar mi actividad como consultor desde un punto de vista de 1) planificación y 2) control de la actividad.

Antes de zambullirnos, una aclaración: en este post no me voy a meter en temas de gestión de la tesorería y del cobro. Esos son temas que los dejo fuera porque me aburren y además no tengo, creo, gran cosa que aportar... como mucho alguna anécdota más o menos graciosilla (o bien pensado nada graciosilla).


Planificación

En la planificación (anual) básicamente determino los valores de referencia de los parámetros de gestión que me permitirán conocer de forma rápida si voy mal o bien desde un punto de vista exclusivamente de mi gestión operativa: si vamos bien de ventas, si los proyectos van en margen, si nos dedicamos de forma equilibrada a lo que debemos dedicarnos, etc

El proceso que seguimos se puede ilustrar con el siguiente diagrama:



Me voy a centrar a partir de ahora en los indicadores que determino en cada paso y no en los detalles de los cálculos. Al que le interesen estos cálculos le recomiendo los posts de José Miguel Bolivar de hace poco y el de Ángel Medinilla, de hace algo más de tiempo.

En concreto, los indicadores que calculo en el proceso de planificación son:

  • Venta bruta con recursos propios: Después de añadir todos los costes esperados (menos los correspondientes a colaboraciones con terceros) a los ingresos deseados, llegas a lo que tienes que vender con tus recursos propios para lograr esos ingresos. Este indicador es fundamental y puestos a elegir uno me quedaría con este. Yo utilizo el valor mensualizado. Sé que tengo que vender X al mes o lo que quiero ganar peligra. Si este indicador va bien de forma sostenible es suficiente - muy simple
  • % de ocupación facturable o cargabilidad para los clásicos: Este indicador es una pura estimación y se ajusta según varios factores: historia, perspectivas, proyectos ya vendidos, etc. Si estamos planificando para una empresa calcularemos la cargabilidad media y después asignaremos a cada persona. No lo uso como objetivo sino para analizar y poner en contexto desviaciones del resto
  • Tarifa de referencia: En mi caso, ya lo dije en mi post anterior, la utilizo como valor de gestión de costes nunca de valoración de proyectos.
  • Margen de referencia: En este punto, puedo conocer mi coste estándar por hora (se puede sacar de los cálculos del paso 2 como el valor del total de mis costes dividido entre el número de horas anuales) y ya conozco mi tarifa horaria de referencia, con lo que puedo establecer un margen % de referencia. Es el indicador que ahora menos utilizo, pero recuerdo que en mi etapa de consultoría industrial era el parámetro inicial y básico para valorar una oferta a un cliente (el margen objetivo te venía impuesto por política de empresa según el país/sector del cliente, dimensionabas el esfuerzo estimado del proyecto y eso te daba el precio de la oferta directamente)

Control

Consiste en ver como evolucionan los parámetros anteriores (y otros que luego explico) mes a mes y de forma acumulada.

La venta bruta por actividad propia es un indicador directo (y al estómago). Nosotros hacemos un seguimiento mensual y nos marcamos objetivos individuales. Como he dicho antes es nuestro indicador primario.
Como comentario aclaratorio hay que señalar que esta venta la contabilizamos sin añadirle los costes de colaboraciones con terceros. La razón es que es muy difícil estimar éstos a priori y porque nos distorsionaría el margen por actividad propia (si tenemos algún margen por mark up -vulgo margen de intermediación- lo queremos separado)

El % de ocupación facturable lo controlamos a efectos estadísticos y siempre para poder analizar desviaciones que hemos detectado en otros indicadores. También es interesante para detectar si alguien está sólo en proyectos y no vendiendo - eso es pan para hoy pero hambre para mañana
Hay otro indicador asociado, el % de ocupación total (facturable + no facturable pero productivo) que nosotros no controlamos porque se supone que el tiempo que no facturamos lo estamos invertiendo en actividades productivas (comerciales en su mayor parte). En otro tipo de consultoría sí tiene sentido ya que te permte detectar si la gente está parada o en la pradera como decía aquel.

La tarifa de referencia, ya lo conté, es para costear -que no valorar- proyectos y conocer precios mínimos. En todo caso lo que creo que vale la pena comentar aquí es que si un proyecto te permite sobrepasar el % de ocupación facturable de referencia puedes bajar esta tarifa y seguir manteniendo objetivos de venta bruta, que es lo que nos importa (aunque hay que vigilar que ese % de más no te impida hacer actividad comercial).

El margen del proyecto te permite detectar, por comparación con el de referencia, si un proyecto no te va a salir rentable pero en un entorno de consultoría artesana es posible que no sea un problema.

Además hay dos conceptos muy interesantes que te permiten anticipar lo que puede pasar en el futuro a corto plazo:
  • Inventario: corresponde al trabajo facturable ya realizado (en euros) pero aún no facturado. A efectos de optimizar tesorería y reducir riesgo hay que minimizarlo a toda costa. No confundir con el concepto WIP o trabajo en curso, que se suele medir (en consultoría o servicios en general) en horas/jornadas (no todo el WIP es inventario). Se puede asociar, con matizaciones, a los conceptos (en euros) de Valor Ganado (Earned Value) en un entorno de gestion de proyecto y de Certificaciones en entornos de construcción de obras.
  • Backlog: lo siento pero no encuentro traducción a este concepto. Consiste en todo el trabajo vendido y que te queda pendiente de hacer. Te permite conocer cuánto tiempo te queda hasta quedarte parado si no vendes nada. Obviamente se trata de maximizarlo. Combinado con tus periodos medios de venta históricos te permite anticipar catástrofes.
Para hacer una buena gestión de tesorería en teoría sólo necesitarás conocer: la pasta que ya tienes, las facturas pendientes de cobro, tu inventario y tu backlog valorado en euros, además de plazos medios de cobro, índices de morosidad, etc.


Para finalizar, que nadie piense que todo esto que he explicado lo llevamos a rajatabla mes a mes. Nos supondría un esfuerzo administrativo inasumible, pero sí que lo vamos siguiendo en unos maravillosos excels que recalculamos de vez en cuando a partir del registro de la actividad de cada uno que sí que procuramos llevar al día.

Y aquí me paro que me parece que me he pasado. Si alguien tiene una pregunta/objeción ...


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24/1/11

Tarifas en Consultoría Artesana

Para ir contribuyendo al calentamiento de las jornadas todo por la pasta que la #redCA ha organizado el 28 y 29 de enero para tratar sobre el honorable tema de Finanzas para Consultores Artesanos, me arranco a escribir esta entrada sobre el controvertido asunto de las tarifas de consultoría.
(Recordad que todo el chorro de conversaciones relacionado se puede seguir en la red con el hashtag #money28E)

Vaya por delante una declaración de intenciones: Tarifa es un concepto que yo sólo utilizo internamente como indicador de gestión (luego me extiendo en esto). Con mis clientes hago lo imposible para no hablar de tarifas, sino de resultado concreto por un precio cerrado (lo que se dice pronto pero tiene su aquel... como para escribir un post vamos). En esto creo que coincido punto por punto con Manel.

Y es que no creo que en el entorno en el que se mueve (o se debería mover) un consultor artesano exista eso de "tarifa o precio de mercado" - ese es un concepto para bienes y servicios regulados y/o comoditizados (o como diablos se diga eso en castellano) como la electricidad, el agua, el gas, los tomates, el arroz,... o la consultoría industrial.

Y mis razones son:

El mercado, nuestro mercado, no es transparente ni homogéneo:

Los llamados precios de mercado vienen del equilibrio entre oferta y demanda de productos/servicios poco diferenciados y comparables donde el coste de esa comparación es relativamente bajo. Vendemos porque el cliente confía en nosotros porque ya nos conoce o por recomendaciones de otros clientes o profesionales. No vendemos por catálogo, vendemos resultados que dependen de nuestra experiencia o conocimiento específico para situaciones concretas y singulares. Aunque un cliente (alias la demanda) quisiera compararnos con otros (alias la oferta), ¿cómo se pone la confianza y el riesgo en esa balanza?

Además, si nos jactamos de que hacemos cosas irrepetibles, artesanales, no es coherente valorarlas (que no costearlas, ese es otro tema) por las horas que inviertes en ello.

Por eso es tan y tan importante trabajar bien. Una mala experiencia de un cliente, es letal y te puede arrastrar al lodo en tu próxima propuesta.

Forzando la analogía artesana: ¿os imagináis a un maestro orfebre diciéndole a su cliente que una de sus piezas vale x, siendo x el resultado de multiplicar su tarifa por el tiempo que ha invertido en hacer la pieza?


Nuestro coste relativo hace menos relevante el precio en la decisión:

Por suerte y por desgracia, el importe de nuestras facturas es relativamente pequeño. El 20%, más o menos y por decir algo, de ese importe no hace la diferencia en una decisión de compra. El peso del precio en el proceso de nuestras ventas no es tan importante. En nuestro mercado nadie se la juega con un desconocido por un 20% menos.


Hay tarifas máximas, vale, pero no las pone el mercado:

El precio máximo de un proyecto no lo pone el mercado, lo pone cada cliente con lo que está dispuesto y/o puede pagar.

¿Cuántas veces nuestros clientes nos han pedido hacer proyectos por un precio que económicamente no tiene sentido para nosotros pero es que no pueden pagar más? Cierto es que siempre vendrá alguien que le dirá que puede hacerlo por eso y menos, pero volvemos a lo de antes, ¿se la va a jugar por ese importe?


Pero todo lo expuesto anteriormente no quiere decir que yo no utilice el concepto. Como he comentado lo uso internamente, para propósitos de gestión:

  • Para costear un proyecto, no para valorarlo. No se debería valorar el precio de un proyecto como lo que me cuesta hacerlo más el margen que quiero sacarle, sino por lo que vale. Aunque es relevante conocer si me está costando más de lo que ingreso por él.
  • Para conocer el precio mínimo o suelo que puedo poner y que el proyecto tenga sentido económicamente para mí (otra cosa es que lo haga por menos, o más, por otras razones, por ejemplo como las expuestas por Amalio y con las que coincido en gran medida)
  • Para la planificación económica anual de mi actividad, pero ese es tema para otro post.


Concluyendo, y a modo de resumen: creo que el concepto tarifa no debe formar parte de la negociación económica con el cliente en el entorno en el que se mueve el consultor artesano. Si aparece, si alguien te pregunta el precio de tu hora, es que algo está fallando.

PD. Para bien y para mal, yo no trabajo con la administración pública, sólo con empresa privada. En ese entorno me imagino que puede haber matizaciones a hacer.


13/1/11

#money28E o todo por la pasta

Dentro de las reuniones más o menos periódicas que la #redCA viene montando, se ha organizado un taller/jornada sobre “finanzas para consultores artesanos” el próximo 28 de enero. Y es que, colegas, aunque no os lo creáis, hasta los consultores artesanos se manchan a veces las manos con el vil metal.

Toda la información al respecto se puede encontrar en la Web/blog Todo por la pasta que se ha puesto en marcha para centralizar y recoger los preparativos y todo lo que salga de las jornadas, por lo que no voy a extenderme sobre la iniciativa aquí.

Como parte de los preparativos se nos ha pedido por La Organización a los miembros más veteranos de la red (sea lo que sea lo que signifique eso) que escribamos una entrada en nuestros respectivos blogs y lo piemos por tweeter (hashtag #money28E) para calentar el ambiente y dar a conocer la iniciativa.

Mi modesta aportación al evento, al que no voy a asistir por razones de agenda, va a consistir en esta (y quizá otra más) entrada en este humilde blogsito y en participar en lo que pueda, aunque en modo offline, en los sitios que La Organización disponga para ello.

Centrando el tiro y para acabar con los preámbulos: ¿qué me gustaría explorar con mis colegas artesanos en esas jornadas?

Pues varios temas, de los que enuncio los titulares:

  1. Estructuras de costes que tienen/soportan, con especial interés en ver como bajar los costes fijos no productivos a través de una organización de trabajo en red de consultores.
  2. Cómo configuran (calculan, estructuran, etc.) sus propuestas de colaboración profesional con sus clientes desde el punto de vista económico: tarifas, modelo de facturación, enlace con objetivos y entregables, etc. En este tema ya hay debate por cierto,
  3. Reglas del juego económicas cuando colaboran con otros consultores, sean artesanos o no, y posibles diferencias en ese caso.
  4. Modelos alternativos de remuneración a los típicos honorarios profesionales
  5. Vías de escalar el negocio (sobre esto ya escribí una entrada que considero muy interesante Sonrisa y que me gustaría resucitar), en particular aquellas por las que se consiguen ingresos recurrentes más o menos desasistidos. Singularmente me interesa ver como se resuelve la contradicción de eso de paquetizar servicios bajo una óptica artesana de práctica de la consultoría.

De estos temas, confieso que el 1 y el 2 no son los que me parecen más interesantes, aunque entiendo que sí lo sean para algunos de los asistentes, sobre todo los que empiezan en esta noble profesión. Bueno matizo, el debate sobre tarifas artesanas puede dar de sí bastante (a ver si me da tiempo y escribo mis dudas al respecto).

El resto de temas sí que me son más atractivos, por novedosos para mí y porque permiten explorar las situaciones frontera y potenciales contradicciones al practicar la consultoría de forma artesanal.

Y no quisiera acabar sin expresar mi admiración por la capacidad de movilización de los que están liderando la organizando de las jornadas, Julen y Asier.

Lo dicho, a explorar…


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